Video kills the notary?
Digitale Disruption oder Evolution der notariellen Tätigkeit
Am 25.1.2019 fand in der Vertretung der Freien und Hansestadt Hamburg beim Bund in Berlin die nunmehr elfte berufspolitische Tagung des Deutschen Notarvereins statt. Am Vormittag wurde intensiv die Online-Gesellschaftsgründung diskutiert, der Nachmittag war der digitalen Transformation des Notariats im Übrigen gewidmet. Der nachfolgende Bericht gibt einen Überblick über die spannenden Beiträge der Referenten sowie die lebhaften und anregenden Diskussionen im Teilnehmerkreis.
I. Eröffnung der Tagung
Alle zwei Jahre lädt der Deutsche Notarverein berufspolitisch engagierte Kolleginnen und Kollegen, Vertreter aus Justiz und Wissenschaft sowie Gäste ausländischer Notariatsorganisationen zur berufspolitischen Tagung ein. In diesem Jahr waren der Einladung über 130 Personen gefolgt, um unter der Überschrift „Video kills the notary?“ über anstehende Herausforderungen der Online-Gesellschaftsgründung und der digitalen Transformation des Notariats zu diskutieren. Die Tagung fand in den Räumen der Vertretung der Freien und Hansestadt Hamburg beim Bund in Berlin statt.
Präsident Dr. Oliver Vossius begrüßte zunächst die Teilnehmer.
Die Tagung konzentriere sich am Vormittag auf das Gesellschaftsrecht, in dem voraussichtlich mit der Online-Gesellschaftsgründung erstmals ein digitales Verfahren in das notarielle Berufs- und Verfahrensrecht eingeführt werde. Dabei biete die Digitalisierung einerseits die Chance, Beteiligten, die nicht vor Ort sind, die Anreise zu ersparen. Andererseits berge sie Risiken. Dabei werde die Diskussion bisher vornehmlich unter technischen Gesichtspunkten geführt. Die Tagung biete Gelegenheit, darüber zu diskutieren, ob das Beurkundungsverfahren neu erfunden werden müsse, um zu gewährleisten, dass Notare ihre Amtspflichten erfüllen. Am Nachmittag gehe es um die digitale Utopie des Notariats selbst. Dazu entwarf Vossius die Vision, dass im Finanzamt ein Computer aus den vom Notar gelieferten Dateien automatisiert einen Steuerbescheid generiere; ferner das elektronische Grundbuch, in das der Rechtspfleger nur noch die vom Notar gelieferten Strukturdaten per Mausklick überträgt und in dem es nur noch eine digitale Grundakte gebe, die einen Link zu der im elektronischen Urkundenarchiv gespeicherten Eintragungsbewilligung enthalte.
Sodann sprach Staatssekretärin im BMJV Christiane Wirtz ihr Grußwort. So weit, dass es vierzig Jahre nach Erscheinen des Songs „video kills the radio star“ nun die Notare erwischen sollte, sei es aber nicht. Notare würden auch in Zukunft gebraucht. Der Gesetzgeber habe die notarielle Mitwirkung in wichtigen Bereichen mit gutem Grund vorgesehen – Beteiligte sollen durch unabhängige Amtsträger identifiziert und rechtlich beraten werden. Das schütze die Beteiligten, gewähre eine inhaltliche Richtigkeit und sorge für eine beweissichere Dokumentation. Nicht zuletzt sorgten Notare für einen reibungslosen Vollzug und für die Information anderer staatlicher Stellen wie etwa Finanzämtern mit den notwendigen Informationen. Die Bundesregierung schätze die Notare und die vorsorgende Rechtspflege außerordentlich und trete für sie ein, auch und gerade im Zeitalter der Digitalisierung. Das bedeute aber nicht, dass alles so bleiben soll wie es ist, der digitale Wandel erfasse auch das Notariat. Daher sei es erfreulich, dass sich Notare der Aufgabe stellen und sogar eine Vorreiterrolle einnehmen. So sei das künftige elektronische Urkundenarchiv ein wichtiger Dreh- und Angelpunkt im Bereich der Digitalisierung. Im Hinblick auf das Company Law Package äußerte Wirtz, dass dessen nationale Umsetzung nicht einfach werde. Bei einer Videobeurkundung stellten sich etwa Fragen wie die der rechtssicheren Identifizierung, wie alle Vertragspartner hinreichend geschützt werden können und der Rolle des Amtsbereichsprinzips. Sie wünschte der Tagung daher ein gutes Gelingen.
II. Digitale Gesellschaftsgründung
1. Company Law Package – Chancen und Risiken der digitalen GmbH-Gründung
Prof. Dr. Christoph Teichmann (Universität Würzburg) widmete sich in seinem Referat dem Company Law Package. Er begann mit der Vorgeschichte hierzu, dass die Online-Gründung zunächst im Vorschlag für eine Richtlinie über GmbH mit einem Gesellschafter (Societas Unius Personae (SUP)) enthalten gewesen sei. Nachdem der SUP-Vorschlag endgültig gescheitert war, sei aber absehbar gewesen, dass die EU-Kommission die Online-Gründung auch weiterhin forcieren wollte. Dazu habe er im Auftrag des Bundesministeriums der Justiz und für Verbraucherschutz ein Gutachten erstattet, das sich der Frage gewidmet habe, wie eine Online-Gründung in einem System vorsorgender Rechtspflege verwirklicht werden könnte.
Teichmann stellte insofern einen Rechtsvergleich mit anderen Staaten dar. Das Vereinigte Königreich sei bekanntermaßen kein Vorbild. Dort gebe es monatlich 50 bis 100 Fälle des Identitätsbetrugs, weil das Companies House weder die Identität des Anmelders noch den Inhalt der Anmeldung überprüfe. Auch Unbefugte könnten daher Eintragungen abändern („corporate hijacking“). Indes hingen diese Probleme nicht mit der elektronischen Gründung zusammen, sondern seien dem grundsätzlichen Regelungsansatz des Vereinigten Königreichs geschuldet, der keine präventive Rechtskontrolle vorsehe. Der Blick nach Frankreich bringe nichts Erhellendes, weil dort Notare nicht in die Gründung involviert seien. Estland folge grundsätzlich dem deutschen Modell und sehe die notarielle Beurkundungspflicht für die Gründung vor. Allerdings habe Estland daneben die elektronische Gründung ohne Notar eingeführt. Hierbei werde die Identität geprüft und dass die Eintragung nicht gegen geltendes Recht verstößt; allerdings entfalle die Beratungskomponente der notariellen Gründung. Insofern sei bemerkenswert, dass der online abgefragte Katalog von Auswahlmöglichkeiten von Gründern bereits als zu kompliziert empfunden wurde.
Sodann erläuterte Teichmann den Teil zu digitalen Werkzeugen im Company Law Package.[1] Darin gebe es einen neuen Abschnitt über die Online-Gründung. Die Mitgliedstaaten müssten diese für GmbHs zwingend vorsehen (für AGs nicht), und zwar müssen sie nach dem Vorschlag der EU-Kommission für eine Person sowie für mehrere Personen ermöglicht werden, auch sei der Anwendungsbereich nicht auf natürliche Personen als Gründer beschränkt. Anmeldungen von Zweigniederlassungen seien denselben Regelungen unterworfen, zudem müssten auch spätere Handelsregisteranmeldungen elektronisch möglich sein. Insofern habe sich der Anwendungsbereich seit dem SUP-Vorschlag deutlich erweitert. Für Rechtssysteme mit einer vorsorgenden Rechtspflege seien Klauseln im Richtlinienvorschlag vorgesehen, die den Mitgliedstaaten unter anderem die Einbindung von Notaren ermögliche.
Damit leitete Teichmann zur möglichen Umsetzung der Richtlinie in Deutschland über. Dabei solle das Niveau der vorsorgenden Rechtspflege mit Einbindung der Notare und Handelsregister beibehalten werden. Das beinhalte neben der Prüfung der Identität und der Geschäftsfähigkeit der Gründer auch deren Beratung. Da es beim grundsätzlichen Beurkundungsverfahren nach dem BeurkG bleibe, halte er eine spezielle Regelung im GmbHG für sinnvoll. Wie so etwas konkret aussehen könnte, erläuterte er im Anschluss. So könnten sich Gründer über eine strukturierte Website im Internet informieren, die Gründer durch den Gründungsvorgang führt und Muster bereitstellt. Ein Problem sei der Nachweis der Bevollmächtigung, da nach derzeitigem Stand eine Beglaubigung und eine Apostille nicht elektronisch nachgewiesen werden könne. Als mögliche Lösung brachte Teichmann die Erteilung einer Vollmacht über die genannte Website ins Spiel, bei der die Identitätsüberprüfung ebenso wie beim Gründer erfolge. Die eigentliche Beurkundung könne etwa im Wege einer Video-Konferenz erfolgen, bei der die Identität und die Geschäftsfähigkeit überprüft werde und der Notar individuell berate. Schließlich ging Teichmann auf die Gründung durch juristische Personen ein. Deren Existenz müsse gem. Art. 11, 12 GesR-RL aufgrund einer Eintragung im Register eines anderen EU-Staates anerkannt werden. Auch die Vertretungsbefugnis ergebe sich grds. aus dem Register, allerdings gewähre die GesR-RL keinen Vertrauensschutz für die konkrete Vertretungsregelung.
2. Österreich: Elektronische Notariatsform-Gründungsgesetz (ENG) – GmbH digital gründen mit dem Notar. Ein erster Schritt
Dr. Christian Sonnweber, Generalsekretär der österreichischen Notariatskammer, und Mag. Alexander Winkler, Notar in Wien, stellten die Entwicklungen zur digitalen GmbH-Gründung in unserem Nachbarland vor. Ursprünglicher Anlass für die Initiierung des Projekts der österreichischen Notariatskammer zur digitalen GmbH-Gründung seien innenpolitische Entwicklungen gewesen. So sei seit dem 1.1.2017 die Gründung einer GmbH mit einer natürlichen Person als Gesellschafter ohne Notar gesetzlich ermöglicht worden. Die Unterschrift unter die erforderlichen Dokumente erfolge mit der sog. Handysignatur, die Identifizierung erfolge bei der Bank. Diese Entwicklung in Österreich und die mit dem Company Law Package der EU kommende Digitalisierung auch der Gründung der Mehrpersonengesellschaften hätten die Rahmenbedingungen für Notare verändert, auf die man mit dem Projekt „GmbH digital gründen mit dem Notar“ reagiert habe.
Dazu habe man sich zunächst systematisch alle Schritte angesehen, die der Notar im Rahmen der GmbH-Gründung erledige und analysiert, wie sich diese in die digitale Welt überführen lassen. Diese insgesamt sechs Schritte erläuterte Winkler sodann näher. Zunächst erfolge die Identifikation der Beteiligten im Wege des Videoident-Verfahrens. Hierzu übermittle ein qualifizierter externer Dienstleister dem Notar eine Expertise zur Identifikation. Diese Identifikationsdaten seien auch der Ausgangspunkt für den Notar für die geldwäscherechtlichen Prüfungen. Diese Identifikation sei zudem Voraussetzung für den Einstieg in den sicheren Datenraum. Dieser werde durch den Notar eröffnet. Darin werde eine Checkliste bereitgestellt, die Gründer könnten hier Informationen hochladen und schließlich stelle der Notar einen Entwurf des Gesellschaftsvertrags in dem Datenraum zur Verfügung. Bei der digitalen Kommunikation komme ein Videokonferenzsystem zum Einsatz. Der Gesellschaftsvertrag werde von den Gründern per Handysignatur unterzeichnet, der Notar signiere mit seiner notariellen Beurkundungssignatur. Die für das Firmenbuch notwendigen Unterlagen würden dann elektronisch an das Firmenbuch übermittelt werden; Eintragungsbeschluss und Firmenbuchauszug würden danach im Datenraum abgelegt und könnten dort von den Gründern abgeholt werden. Als letzter Schritt werde die Urkunde im elektronischen Archiv „cyberDOC“ archiviert, zusätzlich würden alle Daten aus dem Datenraum – auch eine Videoaufzeichnung von der Beurkundung – komprimiert, verschlüsselt und vom Notar digital signiert zur Beweissicherung abgelegt. Danach werde der Datenraum vom Notar geschlossen nicht wieder herstellbar gelöscht.
Die hierzu notwendigen entsprechenden gesetzlichen Änderungen im österreichischen Beurkundungsrecht seien seit dem 1.1.2019 in Kraft. Es fehle aber noch die Richtlinie der österreichischen Notariatskammer als ergänzendes Recht, die aufgrund der Kürze der Zeit noch nicht vom Justizministerium genehmigt worden sei. Daher sei es im Moment praktisch noch nicht möglich, eine GmbH in Österreich elektronisch zu gründen, dies sei aber absehbar. Allerdings sei das in einer ersten Phase noch nicht bei allen österreichischen Notaren möglich. Man rechne damit, dass die digitale Gründung ab Ende März 2019 bei etwa 20 bis 30 Notaren möglich sein wird.
Hieran schloss sich ein anschauliches Video über den Ablauf einer elektronischen Gründung mittels des dargestellten Modells an, wozu Sonnweber und Winkler anmerkten, dass dieses auch in Diskussionen mit der EU-Kommission und der Politik zum Einsatz gekommen sei. Schließlich erwähnten sie, dass es seit dem 1.1.2017 möglich sei, dass der Notar ein Treuhandkonto bei der Notartreuhandbank AG (einer Tochtergesellschaft der österreichischen Notariatskammer) für die Gesellschaft eröffnen könne, um den Gründungsvorgang zu beschleunigen. Dieses Angebot werde in der Praxis angesichts der langen Bearbeitungszeiten bei den Banken häufig nachgefragt.
3. Podiumsdiskussion
Die Moderatorin der Podiumsdiskussion übernahm Elke Holthausen-Dux, Notarin in Berlin, Beiratsvorsitzende des DNotI und Vizepräsidentin der DNotRV. Auf dem Podium begrüßte sie neben den Referenten Ministerialrätin Ute Höhfeld, Leiterin des Referats III A 4 im BMJV und als solche zuständig für die Verhandlungen zur Online-Gründung im Company Law Package, Notar Dr. Peter Schmitz, Köln, und den Richter am OLG München Dr. Hans-Joachim Lutz.
Höhfeld berichtete, dass die Verhandlungen im Rat in Rekordzeit abgeschlossen wurden, wenn man bedenke, dass der Kommissionsvorschlag erst im April veröffentlicht wurde. Das hänge auch damit zusammen, dass es Vorarbeiten gegeben und die Kommission berücksichtigt habe, was die Mitgliedstaaten als „rote Linien“ ausgegeben hätten. Das sei bei Deutschland immer die Einbindung der Notare gewesen, was von der Kommission im Grundsatz berücksichtigt worden sei. Zudem habe man im Rat noch zahlreiche Verbesserungen erzielt, obwohl das deutsche System anderen Mitgliedstaaten teilweise schwer zu erklären gewesen sei. Derzeit finde der Trilog statt, es sei beabsichtigt, diesen möglichst schnell abzuschließen, möglichst noch vor der Wahl zum Europäischen Parlament (Anm.: Diese findet vom 23. bis 26.5.2019 statt).
Lutz berichtete über seine Erfahrungen mit Videozeugenvernehmungen, die er als Richter im Staatsschutzsenat des OLG München gewonnen hat. Hierfür werde eine eigene technische Lösung verwendet. Der Zeuge „sitze nicht auf dem Sofa“, sondern beim Rechtshilferichter im Ausland. Dieser überprüfe die Identität der Person und wer sich sonst im Raum befinde, um festzustellen, ob der Zeuge beeinflusst wird. Die Videozeugenvernehmung sei angesichts der fehlenden physischen Anwesenheit ein etwas geringeres Erkenntnismittel, aber jedenfalls besser als keine Vernehmung des Zeugen.
Schmitz erklärte, dass die Online-Gründung auch in Form der Videokonferenz kein ausdrücklicher Wunsch der Notare sei. Die physische Präsenz lasse sich nicht so leicht ersetzen. Aber man stelle sich selbstverständlich den Herausforderungen. Das Videobeurkundungsverfahren müsse aber so ausgestaltet werden, dass es dem Präsenzbeurkundungsverfahren möglichst ebenbürtig sei. So müsse der Notar die Möglichkeit haben, das Beurkundungsverfahren abzubrechen, wenn es an der fehlenden Ernsthaftigkeit der Beteiligten mangele, z. B. weil ein Beteiligter eine GmbH gründen will, während er Auto fährt und dabei durch den Verkehr abgelenkt ist. Wenn die Verfahren möglichst ebenbürtig seien, sei er der Überzeugung, dass „video won’t kill the notary“.
Aus dem Publikum erläuterte Notarassessor Dr. Philipp Kienzle, bei der BNotK zuständig für Videobeurkundungen, den derzeitigen Stand der Überlegungen bei der BNotK. Man arbeite mit Hochdruck an der Umsetzung. Hierbei müsse die Videobeurkundung eine gewichtige Rolle spielen, weil sie der Präsenzbeurkundung zumindest sehr nahe komme. Bei der Umsetzung stellten sich technische Probleme. Um auch eine entsprechende Qualität der Übertragung zu erreichen, seien sehr große Datenmengen zu bewältigen, zudem sei der Datenschutz sehr wichtig. Auf dem Markt erhältliche Lösungen seien daher ungeeignet. Bei der sicheren Identifizierung könne der elektronische Personalausweis, der bereits nach der eIDAS-Verordnung zertifiziert sei, verwendet werden. Problematisch sei, dass das Lichtbild nicht auslesbar sei. Wenn man dies zulasse, müsste man auch ausländische zertifizierte Identifikationsmittel ohne Lichtbild zulassen, was beispielsweise problematisch sein könnte bei der eID, die estnische Behörden auch an Drittstaatsangehörige ausgegeben würden.
An diese Eingangsstatements schloss sich eine lebhafte Diskussion an, die hier naturgemäß nur ausschnittweise wiedergegeben werden kann. Hierbei sprach Dr. Dominik Gassen, Notar in Bonn, mögliche Probleme an, die sich aus einer möglichen – und in Österreich so geplanten – Aufzeichnung der Videobeurkundung ergeben könnten. Sei nicht die Beurkundungsverhandlung auch ein geschützter Raum, dessen Ergebnis nur die Urkunde sei? Wenn man die Online-Beurkundung aufzeichne, müsse man dann auch Präsenz-Beurkundungen aufzeichnen? Hiergegen verwies Winkler insbesondere darauf, dass es eine Aufzeichnung beispielsweise ermögliche, nachzuweisen, dass entsprechende Belehrungen erteilt wurden, ferner könne die Geschäftsfähigkeit später besser festgestellt werden. Schmitz wies dagegen auf das Risiko hin, dass eine Aufzeichnung möglicherweise dazu führe, dass Beteiligte nicht mehr unbefangen sind und sich anders verhalten. Das sei wichtiger als der Blick auf mögliche Haftungsprozesse, zum Nachweis der Belehrung stehe dem Notar das Mittel des Hinweises in der Urkunde zur Verfügung. Dr. Thomas Renner, Notar in Erfurt und Präsident der Ländernotarkasse, warf ein, dass es Notaren zumindest möglich sein sollte, auch in Präsenzbeurkundungen eine Aufzeichnung zu speichern, um später die Geschäftsfähigkeit besser feststellen zu können.
Höhfeld wandte ein, dass vom gegenwärtigen sehr guten Niveau durch die Videobeurkundung keine Abstriche gemacht werden sollen. Ersetzt werde nur die persönliche Anwesenheit, alles andere bleibe gleich. Lutz ergänzte, dass im gerichtlichen Bereich die Möglichkeit bestehe, aufzuzeichnen, sein Senat aber davon immer abgesehen habe, weil die Zeugen nicht so unbefangen seien.
Vossius brachte die Diskussion dann zur problematischen Frage, wie eine Vollmacht bei der Online-Gründung nach derzeitigem Recht nachgewiesen werden könne. Eine Lösung hierfür sei das bereits häufiger diskutierte Vollmachtsregister. Hierzu ergänzte Teichmann, dass man ggf. zweispurig denken solle, weil ein Vollmachtsregister praktisch kaum international wäre. Neben diesem könne etwa eine Spezialvollmacht über die Website (siehe oben) eine Lösung sein.
Dr. Felix Odersky, Notar in Dachau, fragte nach der Vergleichbarkeit der Kommunikation über Videokonferenz mit der Kommunikation unter Anwesenden, insbesondere ob die Kommunikation sehr statisch sei oder ob ein echtes Gespräch zustande komme. Hierzu erläuterte Lutz, dass Zeugenvernehmungen über Video durchaus vergleichbar seien mit Vernehmungen präsenter Zeugen. Es komme eine Kommunikation zustande. Allerdings fühle sich der Zeuge sicherer, wenn er nicht im Gericht sei, sodass häufiger „gelogen werde“.
Zum Schluss der Diskussion kam die Frage auf, in welchen Fällen der Notar auf eine persönliche Anwesenheit bestehen könne. Höheld erläuterte hierzu, dass der ursprüngliche Kommissionsvorschlag dies nur bei einem Betrugsverdacht ermöglicht hatte; im Rat sei das aber dahingehend geändert worden, dass die persönliche Anwesenheit bei einem Verdacht auf eine falsche Identifizierung sowie bei einem Verdacht fehlender Geschäftsfähigkeit oder Vertretungsbefugnis verlangt werden könne.
III. Digitale Transformation
Der Nachmittag war der digitalen Transformation des Notariats gewidmet. Andreas Schmitz-Vornmoor, Notar in Remscheid und Vorsitzender des Vereins für das Rheinische Notariat, zitierte als Moderator eingangs einige Beispiele aus der Berichterstattung, denen zufolge auch der Notar der Digitalisierung zum Opfer falle, seine Tätigkeit werde (wie die anderer Intermediäre) überflüssig. Diese Berichte seien regelmäßig geprägt von einer Unkenntnis dessen, was Notare tun. Man wolle daher etwas genauer betrachten, woher man komme, was man könne, wo Digitalisierung Sinn mache und wo man evtl. Schnittstellen mit anderen Beteiligten definieren könne.
1. Digitalisierung am Notartisch? Positive Effekte moderner Technik in der täglichen Arbeit des Notars
Hierzu stellte zunächst Dr. Dominik Gassen, Notar in Bonn und Mitglied des IT-Rates bei der BNotK, die positiven Effekte digitaler Technik dar. Dabei seien Notare immer „early adopters“ gewesen, bereits früh habe es „Schreibautomaten“ mit Textsystemen gegeben. Erste Schritte im elektronischen Rechtsverkehr seien bereits im Jahr 2000 unternommen worden. Meilensteine seien das zentrale Vorsorgeregister der BNotK (2004), der elektronische Rechtsverkehr in Handelsregistersachen (2007), das zentrale Testamentsregister der BNotK und die partielle Einführung des elektronischen Grundbuchs (beides 2012). Bei der Umsetzung von Projekten seien aus seiner Sicht die folgenden Projektprinzipien zu beachten: So sei die bestehende Rechtssituation als Fundament zugrunde zu legen. Dabei limitiere die technische Umsetzung nicht rechtliche Gestaltungsfreiheit, es dürfe also nicht sein, dass eine vom Recht ermöglichte Gestaltung nicht möglich sei, weil etwa kein Textbaustein vorhanden sei. Wesentlich sei eine enge, partnerschaftliche Abstimmung zwischen den Verfahrensbeteiligten. Das funktioniere mit der Justiz hervorragend, mit der Finanzverwaltung gebe es noch Verbesserungsmöglichkeiten. Zudem sollten keine proprietären Standards verwendet werden, sondern bestehende Strukturen und Standards (also etwa XML, EGVP, Standards nach SigG, E-Codex). Schließlich seien weitere Stakeholder (BSI, Datenschutz-Beauftragte) möglichst einzubinden.
Vor diesem Hintergrund berichtete Gassen kurz über die aktuellen Projekte der BNotK. Beim elektronischen Urkundsarchiv laufe derzeit die Konzeptphase, bei der elektronischen Führung von Anderkonten sei der Pilotbetrieb erfolgreich verlaufen. Ein relativ neues Projekt beschäftige sich mit der elektronischen Abwicklung von Grundschuldbestellungen. Das sei zwar eine alte Überlegung, die aber vor langer Zeit von den Banken nicht weiterverfolgt worden sei, weil es von diesen seinerzeit als zu kleinteilig angesehen worden sei. Des Weiteren die Online-Gründung und nicht zuletzt die weitere Integration digitaler Vorgänge (XNotar 4).
Nach den aktuellen Projekten widmete sich Gassen der Zukunft und warf die Frage auf, ob demnächst durch Blockchain, Artificial Intelligence und „Smart Contracts“ alles automatisch laufe und der Notar verzichtbar sei. Er konnte die Zuhörer aber im Ergebnis beruhigen. Gerade die Blockchain, die in den letzten Jahren sehr gehypt worden sei, sei ein gutes Beispiel für „solution looking for a problem“. Gassen umschrieb das sehr treffend mit der Metapher „wenn man einen Hammer hat, sieht jedes Problem aus wie ein Nagel“. Hier gebe es häufig Missverständnisse zwischen einer IT-Idee und dem tatsächlichen Rechtsrahmen. So sei die Blockchain-Technologie vielleicht mit dem common law kompatibel. Denn der Eigentumsnachweis werde dort über eine Kette von Verträgen geführt. Das könne ggf. auch über eine Blockchain abgebildet werden. Das deutsche Rechtssystem kenne indes eine solche Nachweiskette im Grundstücksrecht nicht. Entscheidend sei lediglich die Eintragung, die den Status quo wiedergibt. Darüber hinaus seien die Ideen, die häufig mit der Blockchain zirkuliert würden, derzeit nicht umsetzbar, da das Vollzugsumfeld auch mittelfristig nicht hinreichend automatisiert bzw. kompatibel sein wird. Letztlich gebe es bisher auch keine Referenzfälle für komplexe Abwicklungsumgebungen wie den Grundstücksverkehr nach deutschem Recht. Auch sei derzeit nicht erkennbar, dass die künstliche Intelligenz „smarte“ Verträge in einer Weise schaffen könnte, die heute Notare erledigen. Denn es gehe zunächst um das Herausfiltern des relevanten Sachverhalts, der Notar sei ebenso wenig jemand, der nur Textbausteine zusammenfügt wie ein Richter bloßer „Subsumtionsautomat“ sei.
In der Realität könne es aber durchaus eine Menge spürbarer Verbesserungen durch die Umsetzung realistischer Verfahrensmodernisierung geben. Vielfältige Möglichkeiten würden sich etwa beim Datenbank-Grundbuch ergeben, wenn die elektronische Kommunikation mit dem Grundbuchamt nicht nur eine Einbahnstraße Notar à Grundbuch wäre, sondern auch der Notar Zugriff auf strukturierte Daten erhielte. Bisher sei es nicht einmal möglich, durch eine Suche nach einem Namen verlässliche Ergebnisse darüber zu erhalten, welche Grundstücke im Eigentum desjenigen stehen, selbst wenn es sich um dasselbe Amtsgericht handele. Hierbei stehe der Rechtsrahmen seit längerem, die Umsetzung hake allerdings. Ein elektronischer Zugriff des Notars auf verfahrensrelevante Daten sei auch in anderen Bereichen sehr hilfreich für alle Beteiligten, weil Mehrarbeit, Medienbrüche und damit Fehlerquellen vermieden würden. Das betreffe z. B. gemeindliche und andere Vorkaufsrechte, das Baulastenverzeichnis, das Altlastenkataster, offene und geplante Erschließungsmaßnahmen sowie ein Vollmachts- und Ausfertigungsregister, von dem bereits die Rede gewesen sei.
Beim Beurkundungsrecht selbst seien moderate Anpassungen denkbar. Beispielsweise sei es bislang nicht erlaubt, vom Bildschirm zu verlesen. Den Beteiligten würde aber das Ergebnis u. U. nähergebracht, wenn Änderungen des Vertragstextes bei der Beurkundung nicht handschriftlich oder an einem anderen PC erfolgen und dann ggf. nochmals ausgedruckt würden, sondern direkt am PC im Beurkundungsraum. Das Ergebnis könne dann am Ende ausgedruckt und unterschrieben werden.
2. Notariat als One-Stop-Shop
Das zweite Referat hielt Dr. Jens Jeep, Notar in Hamburg. Jeep hielt zu Beginn fest, dass der Notar in vielen Fällen bereits jetzt ein One-Stop-Shop sei, etwa im Grundstücksrecht, in dem der Notar vorher die Grundbuchlage und andere entscheidende Fragen abkläre, den Vertragstext entwerfe und den gesamten rechtlichen Vollzug übernehme. Manchmal sei der Notar allerdings auch ein „two stop shop“, und zwar, wenn die notarielle Mitwirkung gerade auch dazu diene, zu entschleunigen. Das sei regelmäßig etwa der Fall bei Eheverträgen, bei denen der erste „stop“ die persönliche Beratung sei. Erst danach werde der Vertragsentwurf versandt, woraufhin erst der zweite „stop“ zur Beurkundung erfolge. Leider, so Jeep, liege der One-Stop-Shop allerdings in einer „one way street“ – die Kommunikation des Notars mit Justiz und Behörden sei eine Einbahnstraße. Der Notar erhalte keinen Zugriff auf Daten.
Für die Zukunft sagte Jeep voraus, dass „digitalization will not kill the notary (star) – nor the judge.“ Denn Recht lasse sich (meist) nicht berechnen, es handele sich um keine eindeutig berechenbare Materie. Die Digitalisierung nehme Notaren Arbeit ab, aber nicht weg. Maschinen würden Menschen schlagen beim Umgang einer großen Menge an strukturierten Daten in einem vergleichsweise einfachen Regelsystem. Im notariellen Kontext gehe es aber um den Umgang mit einer großen Menge an unstrukturierten, erst zu ermittelnden und zu interpretierenden Daten in einem vergleichsweise komplexen Regelsystem. Hier sei der Mensch aber überlegen. Als Beispiel zog Jeep den Fußball heran; bei der Frage, ob der Ball hinter der Torlinie gewesen sei, könne die Technik gut entscheiden, ob es aber ein Foulspiel sei, sei eben Interpretationssache.
Jeep zufolge fordere das Ziel One-Stop-Shop den Staat mehr als den Notar. Denn strukturierte Daten sollten seiner Ansicht nach in beide Richtungen fließen, um einen Mehrwert für die Bürger zu generieren. Der Notar ermittele Daten, strukturiere sie und stelle sie bereit – er sei die „store front“ des Staates gegenüber dem Bürger. Für die richtige Verteilung an die jeweils zuständigen Behörden sorge idealerweise der Staat selbst. Im Ergebnis seien Notare eine ideale Schnittstelle zwischen Bürgern und Staat, sofern es nicht um schlichte Anträge und Meldungen geht.
3. Podiumsdiskussion
Schmitz-Vornmoor begrüßte als Moderater neben den Referenten Dr. Peter Schäfer, Referent für Recht, Wettbewerb und Verbraucherpolitik beim BDI, und Notarassessor Matthias Frohn, Geschäftsführer der BNotK. Leider krankheitsbedingt nicht teilnehmen konnte Alexander Handschuh vom Deutschen Städte- und Gemeindebund. Zunächst berichtete Schäfer über seine Erfahrungen zu Digitalisierungsprojekten. Eine erfolgreiche Digitalisierung setze voraus, dass sie wohlüberlegt und sorgfältig erfolge. Ansonsten drohe nicht nur die Verfehlung des angestrebten Ziels, sondern es drohe auch ein Verlust von Akzeptanz – ein Beispiel hierfür sei das besondere elektronische Anwaltspostfache („beA“). Hierzu stellte er sieben Thesen auf: Die Digitalisierung als solche löse keine Probleme. Die Digitalisierung solle nicht ohne eine sorgfältige Geschäftsprozessanalyse erfolgen. Die Lösung solle nie ohne die Mitwirkung aller wesentlichen Mitbetroffenen entwickelt werden. Es sollten keine proprietären Standards verwendet werden. Wenn es doch einer spezifischen Lösung bedürfe, solle diese interoperabel ausgestaltet sein. Sicherheit und fortwirkende dauerhafte Dokumentation müssten gewährleistet sein. Die Einführung solle nie überstürzt erfolgen ohne Pilotprojekte und ausreichende Testphasen.
Daraufhin berichtete Matthias Frohn aus dem „Maschinenraum“ der BNotK. Die BNotK befinde sich schon seit einigen Jahren in einem Transformationsprozess. Mittlerweile seien von insgesamt 145 Mitarbeitern 120 Mitarbeiter in der IT tätig. In diesem Bereich gebe es drei klassische Säulen. Die erste Säule seien die übertragenen Staatsaufgaben wie die Register. Die zweite Säule betreffe das „digitale Notariat“. Darunter werde auch das elektronische Urkundenarchiv gefasst. Der Aufbau sei sehr komplex und dauere viele Jahre. Das Archiv solle im Idealfall mit der Notarsoftware zusammenspielen und Schnittstellen haben. Die dritte Säule sei der elektronische Rechtsverkehr. Derzeit werde hier ein neues X-Notar-Programm entwickelt. Dabei würden, anders als früher, keine statischen Programme mehr programmiert. Ziel sei eine serviceorientierte Architektur, in der kleine Einzelprogramme laufen, die miteinander ein großes ergeben. Darauf zugegriffen werde über eine Plattform über ein Browserfenster, auf dem die verschiedenen Module (z. B. Register, Urkundenarchiv etc.) laufen sollen. Bezug nehmend auf die Äußerung von Jeep, der Staat solle für die richtige Verteilung zu den zuständigen Behörden sorgen, meinte Frohn, dass diese Aufgabe möglichst von dem Programm übernommen werden solle.
VI. Schlusswort
Dr. Christian Rupp, Notar in Ulm und Vorstandsmitglied des DNotV, dankte allen Referenten, Diskutanten und Teilnehmern und fasste die Tagung im Schlusswort zusammen.
Die notarielle Tätigkeit sei mehr als die Identifizierung. Hinter der Beurkundung stecke Beratung und Belehrung, um den Beteiligten eine maßgeschneiderte rechtliche Lösung zu bieten. Der Notar sei mehr als jemand, der nur Masken und Muster ausfülle, anders als das teilweise in der öffentlichen Berichterstattung gesehen werde. Die Technik müsse dem Recht folgen und nicht umgekehrt. Insbesondere im Hinblick auf rechtspolitische Diskussionen in der EU sei es beruhigend, die Bundesregierung aufseiten der vorsorgenden Rechtspflege zu wissen. Den Österreichern gebühre für ihre Tätigkeiten Respekt. Daraus lernen könne man, vorausschauend zu planen und tätig zu werden. Zum Schluss führte Rupp aus, dass man als Vorstand mit dem Veranstaltungstitel einen bewusst provokanten Titel gewählt habe. Am Ende sei man sich aber sicher, dass „video won’t kill the notary“.
Am Ende der gelungenen Tagung gab es Gelegenheit zu persönlichen Gesprächen und zur vertieften Diskussion im Ratskeller der Landesvertretung Hamburg bei Hamburger Pils, Häppchen und Kicker.
Dr. Stefan D. J. Schmitz ist Geschäftsführer des Deutschen Notarvereins in Berlin und Schriftleiter der Zeitschrift notar
E-Mail: s.schmitz@dnotv
[1] Vorschlag zur Änderung der Richtlinie (EU) 2017/1132 im Hinblick auf den Einsatz digitaler Werkzeuge und Verfahren im Gesellschaftsrecht (COM(2018) 239 final). Der zweite Teil des Company Law Package zu grenzüberschreitenden Umwandlungen, Verschmelzungen und Spaltungen (COM(2018) 241 final) war nicht Gegenstand der Tagung. Zum Ganzen auch die umfangreiche Stellungnahme des DNotV v. 4.7.2018, abrufbar unter Stellungnahmen.
